Til tillitsvalgte i lokallag og regionlag 

Via Norges Husflidslag har alle lokal- og regionlag fått tilgang til Sharepoint, et fillagringsområde som er en del av Microsoft 365. Tilgangene inkluderer et felles fillagringsområde for styret, nettversjon av Word, Excel og PowerPoint, en e-postgruppe for laget, samt en egen e-postadresse for lagets leder. 

Informasjonen i denne e-posten gjør dere bedre kjent med tilbudet. Dere avgjør selv om dere vil ta løsningen i bruk.

Hvem har tilgang
Alle med verv i laget har tilgang til lagets Sharepoint-område. Tilgangen forutsetter at verv er oppdatert på husflid.no. Alle med verv i laget kan redigere styret på husflid.no. Trenger dere hjelp med dette, kan dere kontakte oss på support@husflid.no. 

Trenger du hjelp?
På husflid.no/brukerveiledninger finner dere informasjon, instruksjoner og videoer som tar dere gjennom løsningen. Dere kan også kontakte husflidskonsulentene i organisasjonsavdelingen på support@husflid.no.

Innlogging til Sharepoint gjøres via husflid.no. Logg inn på Min side og gå til «Administrer lokallag/regionlag». Her inne kan dere koble til Sharepoint og deretter gå direkte til området. Pålogging via denne lenken forenkler innloggingsprosessen og eliminerer tidligere utfordringer. 

Første gang du logger inn må kontoen settes opp, og du må logge inn. 
Styreleder: Logg inn med din nye leder-e-post, fornavn.etternavn@husflidslag.org. 
Styremedlemmer og vara: Logg inn med din private e-post. 

Vi har satt opp en video om hvordan du kan logge inn i Sharepoint med Gmail-konto. Merk: Innloggingsprosessen kan variere mellom brukere, avhengig av hvilken e-post dere har. 

Fillagringsområdet er hovedverktøyet i denne pakken. I Sharepoint kan styret laste opp, opprette og redigere dokumenter. Disse lagres digitalt, og alle som har verv i laget kan få tilgang til de samme dokumentene. Etter årsmøtet vil nye styremedlemmer automatisk få tilgang. Dette sikrer at viktige dokumenter ikke forsvinner. 

Styret i laget velger selv hvordan de vil jobbe i Sharepoint. Dere kan bruke det som et arkiv hvor viktige dokumenter lastes opp, eller dere kan bruke det som en aktiv arbeidsflate for opprettelse og redigering av dokumenter. 

Del dokumenter med andre 
Dokumenter som er lagret i Sharepoint kan deles med andre som en lenke. Dette kan for eksempel gjøres på husflid.no, i e-post eller i Checkin. Lenken dere deler kan vises av alle, og den er gyldig i ett år. 

Alle styreledere i lokal- og regionlag har fått tildelt en leder-e-post med formen fornavn.etternavn@husflidslag.org. Dette er en vanlig e-post hvor leder kan logge inn i outlook for tilgang til postboksen. Det er kun leder som kan logge inn.  

Kopi av alle e-poster som sendes til leder-e-posten videresendes leders private e-post. Dette for å sikre at man som styreleder ikke går glipp av informasjon. Leder kan selv slå av/på videresending. Se video for veiledning. 

Leder må bruke sin leder-e-post ved innlogging, og har utvidere tilganger i Sharepoint. 

Alle lag har fått tildelt en adresse med formen lagsnavn@husflidslag.org (eksempel: rissa@husflidslag.org). Dette er ikke en vanlig e-post slik man er vant med, men en e-postgruppe/distribusjonsliste som videresender e-poster til alle som har verv i styret. Styremedlemmer får meldingen til e-postadressen de er oppført med på husflid.no. Adressen har ingen innlogging eller postboks. 

E-postgruppa er først og fremst et hjelpemiddel for enkel kommunikasjon med hele styret, og kan brukes av både ansatte og regionlag for å sende informasjon til et større antall lokallagsstyrer. Dette fjerner behovet for manuelt oppdaterte e-postlister, og at e-poster går til personer som ikke lenger er i styret, forutsatt at verv på husflid.no er oppdatert. 

Regionlag som ønsker komplett liste over e-postgrupper for sine lokallag kan kontakte support@husflid.no. 

Viktig! Noen opplever å ikke få e-poster som sendes via distribusjonslisten. I dette tilfellet bør dere først sjekke søppelpost, deretter at e-posten dere er oppført med på husflid.no er korrekt. Får dere fortsatt ikke e-poster, kontakt support i Norges Husflidslag på support@husflid.no.